1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van alle betrokkenen bij de organisatie, waaronder studenten, medewerkers, bezoekers en externe relaties (bijv. leveranciers en opdrachtnemers).

2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door Variva Edu Academy worden verwerkt. Het reglement heeft tot doel:

a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;

b. vast te stellen met welk doel en op welke (juridische) grondslag persoonsgegevens binnen Variva Edu Academy worden verwerkt;

c. ook overigens te borgen dat persoonsgegevens binnen Variva Edu Academy rechtmatig, transparant en behoorlijk worden verwerkt;

d. de rechten van betrokkenen vast te leggen en te borgen dat deze rechten door Variva Edu Academy worden gerespecteerd.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Variva Edu Academy zich aan de relevante wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de uitvoeringswet AVG , belastingwet, onderwijswet, Burgerlijk wetboek (arbeidsovereenkomst BW 7.655), archiefwet, wet identificatieplicht.
Doelen:

1. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor:

a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van studenten, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van studieadviezen;

b. het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;

c. het bewaken van de veiligheid binnen de scholen en het beschermen van eigendommen van medewerkers, studenten en bezoekers;

d. het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen als bedoeld, onder a en b, alsmede van informatie over de studenten op de eigen website;

e. het bekend maken van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van Variva Edu Academy, in brochures of via sociale media;

f. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, opleidingskosten en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;

g. het doen uitoefenen van accountantscontrole;

h. het onderhouden van contacten met oud-studenten;

i. het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;

j. de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;

k. juridische procedures waarbij Variva Edu Academy betrokken is.

2. De verwerking van persoonsgegevens mag ook plaatsvinden voor doelen die verenigbaar zijn met de doelen zoals beschreven in lid 1.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Variva Edu Academy verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.

De categorieën van persoonsgegevens zoals deze binnen Variva Edu Academy worden verwerkt en worden geregistreerd in een verwerkingsregister.

Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

1. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Variva Edu Academy is opgedragen.
2. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Variva Edu Academy rust.
3. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst) of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
4. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Variva Edu Academy of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen; in het kader van deze grondslag zal dus een belangenafweging moeten plaatsvinden volgens artikel 6 van de AVG.
5. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen (levensbelang).
6. De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Variva Edu Academy bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

Binnen de organisatie van Variva Edu Academy geldt dat personen slechts toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat daadwerkelijk nodig is. De toegang van medewerkers tot persoonsgegevens is dan ook beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitoefening van hun functie en (dus) hun werkzaamheden. Verder wordt slechts toegang verschaft tot de in de administratie en systemen van de school opgenomen persoonsgegevens aan:

a. de verwerker die van Variva Edu Academy de opdracht heeft gekregen om persoonsgegevens te verwerken, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het licht van de gemaakte afspraken in een verwerkersovereenkomt.

b. derden voor zover uit de wet voortvloeit dat Variva Edu Academy verplicht is om toegang te geven of sprake is van een (andere) grondslag voor deze verwerking, bijvoorbeeld de vervulling van een taak van algemeen belang.

1. Variva Edu Academy neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Deze maatregelen zijn er mede op gericht om niet noodzakelijke verzameling en verdere (niet noodzakelijke) verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

2. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

3. Een ieder die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens binnen Variva Edu Academy is verplicht tot geheimhouding van de betreffende persoonsgegevens, en zal deze gegevens slechts verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie, werkzaamheden of taak.

Variva Edu Academy kan persoonsgegevens aan derden verstrekken als daarvoor een grondslag bestaat in de zin van artikel 7 van dit reglement.

Doel van de afspraken:

Dit protocol bevat afspraken over de wijze waarop Variva Edu Academy omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot één persoon herleidbare data omtrent

e-mail- en internetgebruik. Doel is om een goed evenwicht te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail, waarbij de belangen van Variva Edu Academy en zijn

medewerkers centraal staan, terwijl de privacy van werknemers op de werkplek maximaal beschermd blijft.

Art. 1. Algemene uitgangspunten

1. Gegevens inzake internet- en e-mailgebruik die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt worden, anders dan in dit protocol is afgesproken.
2. Persoonlijke gegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
3. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek.

Art. 2. E-mailgebruik

1. Het is werknemers toegestaan het e-mailsysteem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, zoals het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten, voorzover dit niet storend is voor de goede voortgang en kwantiteit van de dagelijkse werkzaamheden. De beoordeling hiervan ligt bij de directie.
2. Het recht van de werknemer om persoonlijke e-mailberichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden:
   • Het is niet toegestaan kwetsende dreigende, seksueel getinte, dan wel (andere) discriminerende berichten te versturen of bewust mee te werken aan het ontvangen daarvan.
   • Op geen enkele wijze mogen de belangen van Variva Edu Academy geschonden worden.
   • E-mailberichten mogen geen vertrouwelijke informatie bevatten, noch informatie waarvan de afzender kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is.
   • Als een e-mailbericht gezien het vorenstaande vragen kan oproepen, dient de werknemer voordat hij het bericht verzendt contact op te nemen met de directie.
3. Handelen in strijd met art.2 kan leiden tot ontslag op staande voet als bedoeld in artikel 7:678 BW of leiden tot verbreken van de overeenkomst tot verrichting van diensten.
4. Variva Edu Academy zal de inhoud van persoonlijke of zakelijke e-mailberichten niet lezen. Ook worden geen persoonsgegevens omtrent het aantal mails, de mailadressen en andere data hieromtrent geregistreerd en/of gecontroleerd.
5. Op incidentele basis kunnen controles plaatsvinden op grond van een zwaarwichtige reden, zoals aanwijzingen dat de betrokken werknemer in strijd handelt met de bepalingen van het eerste en tweede lid. Van een dergelijke controle wordt achteraf, maar wel zo spoedig mogelijk, melding gemaakt aan de vertrouwenspersoon van Variva Edu Academy.

Art. 3. Internetgebruik

1. Werknemers zijn met inachtneming van de volgende leden gerechtigd het internetsysteem incidenteel voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, voorzover dit niet storend is voor de goede voortgang en kwantiteit van de dagelijkse werkzaamheden. De beoordeling hiervan ligt bij de directie.
2. Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken of te verspreiden die pornografisch of discriminerend getint zijn dan wel een criminele achtergrond of intentie hebben (kraken, hacken en dergelijke).
3. Variva Edu Academy zal behoudens het bepaalde in art.3 lid 4 geen tot individuele personen te herleiden gegevens over internetbezoeken registeren en/of controleren. Wel kan Variva Edu Academy een anoniem overzicht genereren van door werknemers bezochte sites en de frequentie daarvan.
4. Controles op internetgebruik kunnen plaatsvinden als het anonieme overzicht bedoeld in art.3 lid 3  daartoe aanleiding geeft. Indien de werkgever daartoe besluit, worden de werknemers daarover van te voren geïnformeerd. Op incidentele basis kan Variva Edu Academy  het individuele internetgebruik van een werknemer controleren zonder mededeling vooraf, indien daartoe een zwaarwichtige reden bestaat. Een dergelijke controle wordt achteraf, maar wel zo spoedig mogelijk, gemeld aan de vertrouwenspersoon van Variva Edu Academy

Art. 4 Social Media Richtlijnen

* Deze richtlijnen hebben enkel te maken met situaties waarbij er een overlap is (of kan  zijn) tussen werk en privé. Weblogs, fora en netwerken waar je alleen als privépersoon actief bent – over hobby, familie en andere activiteiten die geen raakvlak hebben met de werksituatie – vallen hier expliciet niet onder.

Met werknemers wordt gerefereerd aan degenen die een arbeidsovereenkomst hebben met Variva Edu Academy maar ook degenen die op basis van een andere overeenkomst werkzaamheden verrichten voor Variva Edu Academy.

Vooraf:

Werknemers van Variva Edu Academy mogen actief zijn op social media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Directie en medewerker maken hierover afspraken.

 Richtlijnen:

1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en Variva Edu Academy niet schaadt. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merk gebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de directie.
2. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, studenten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf.
3. Wees extra voorzichtig bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant, student of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor Variva Edu Academy.
4. Variva Edu Academy ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Werknemers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van Variva Edu Academy over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met Variva Edu Academy, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als werknemers namens Variva Edu Academy spreken, vermelden zij hun organisatie en functie.
5. Directie en degenen die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als medewerker van Variva Edu Academy – ook als hij/zij een privémening verkondigt. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren.
6. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content (door gebruikers aangeleverde inhoud van een openbaar medium) Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy.
7. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoort is, neem dan direct contact op met de directie of de daarvoor verantwoordelijke persoon en overleg over de te volgen strategie.
8. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Variva Edu Academy is het verstandig contact te zoeken met de directie of de daarvoor verantwoordelijke persoon.

Richtlijnen gebruik Intranet:
Blogs en sociale netwerken die worden gepubliceerd onder naam van Variva Edu Academy moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van Variva Edu Academy. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega’s, klanten, studenten  en partners hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis.

Houd in de gaten dat:

• Het gebruik van social media ‘real time’ gebeurt. Een druk op de knop en jouw bericht staat direct online.
• Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen. Bedenk dus goed hoe je wil overkomen in tekst, beeld en geluid. Via google bijv. kunnen geïnteresseerden al veel gegevens over iemand vinden
• Je ook rekening dient te houden met het wettelijk vastgelegde beeld-, auteurs- en citaatrecht. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren. Schending van deze wet kan je een boete opleveren van honderden euro’s.
• Sociale omgangsvormen online net zo goed gelden als offline. Respecteer degene tot wie je je richt. Laster, beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd.

• Social media soms als gevolg hebben dat er een grijs gebied ontstaat tussen privé en werk gerelateerde zaken. Wanneer je op een persoonlijke blog over je werk schrijft, moet je duidelijk aangeven dat je je persoonlijke mening geeft.

Art. 5. Rechten van werknemers

1. Inzagerecht: Werknemers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde gegevens met betrekking tot e-mail- en internetgebruik in te zien. Verzoeken om inzage moeten schriftelijk worden gericht aan de directie en worden binnen 4 weken ingewilligd.
2. Kopierecht: Werknemers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen 4 weken na een schriftelijk ingediend verzoek daartoe.
3. Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de registreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 4 weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd, wordt de correctie terstond uitgevoerd.
4. Verwijderingsrecht: Werknemers hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen 4 weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats.

Art. 6. Klachtenprocedure

Indien de werknemer meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van dit protocol,

kan hij zich richten tot de vertrouwenspersoon. Variva Edu Academy stelt vervolgens een

beroepscommissie in. De beroepscommissie bestaat uit een vertegenwoordiger van de directie  en een werknemersvertegenwoordiger.

Art. 6. Slotbepaling

Werknemers die de beschikking krijgen over e-mail- en internetfaciliteiten zullen dit protocol mede ondertekenen ten bewijze dat zij weten dat zij aan dit protocol gebonden zijn. Als het protocol wijzigt, zullen zij het gewijzigd protocol opnieuw ondertekenen.